Jedes Unternehmen arbeitet mit einer Vielzahl unterschiedlich strukturierter und unstrukturierter Dokumente. Mit Captaris Alchemy steht eine angepasste und optimierte Serverplattform zur Verfügung, um mit einer einzigen Softwarelösung und einer zentralen Datenbank die wachsende Dokumentenflut zu steuern und produktiv umzusetzen.

Die Captaris Produktfamilie und Captaris Alchemy sind damit die Werkzeuge für jede Unternehmensgröße, wenn es um Dokumentenmanagement und Archivierung geht!

Alle elektronischen Dokumente können sicher erfasst und abgelegt, verwaltet, recherchiert und verteilt werden. Unabhängig vom jeweiligen Format oder Unternehmensbereich werden alle Dokumente im Zugriff vorgehalten. Sie stehen sowohl unter Windows- als auch Browser-Clients mit optimierten, schnellen Viewern für praktisch alle Dateiformate zur Verfügung.

Captaris Alchemy setzt damit Schwerpunkte bei den Schlüsselfragen:

- Wie kann die Sicherheit und die Einhaltung von Zugriffsregeln für Dokumente gewährleistet werden?
- Wie kann den erhöhten Anforderungen an Dokumentensicherheit und –verfügbarkeit (u.a. „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ - GDPdU) Rechnung getragen werden?
- Wie kann die Kundenzufriedenheit und betriebliche Effektivität verbessert werden?
- Wie können IT-Ressourcen effizient entlastet werden?

Archivierung und Verwaltung der Dokumente unter Berücksichtigung der Lebenszyklen
Captaris Alchemy verwaltet alle gängigen Datei- und Dokumenteninhalte. Alle operativen Prozesse wie Erfassung, Archivierung und Verteilung werden optimiert und automatisiert. Differenziert nach Dokumenteneigenschaften kann eine systemgesteuerte Kontrolle der Lebenszyklen der Dokumente eingerichtet werden.

Verkürzung der Reaktionszeiten, verbesserter Kundenservice und gesteigerte betriebliche Effizienz
Zentrales und gleich strukturiertes Dokumentenmanagement sorgen für eine ständige Verfügbarkeit der Dokumente über Abteilungen und Unternehmensstrukturen hinweg. Zeitaufwändiges Suchen gehört der Vergangenheit an. Der Online-Zugriff auf die gewünschten Dokumente steht sowohl Außendienst-Mitarbeitern als auch Kunden zur Verfügung.

Verteilung von Kundeninformationen
Einfach und schnell können Dokumente aus unterschiedlichen Systemen zusammengeführt und in unterschiedlichen Medien, einschließlich Internet, CD bzw. DVD übergeben werden.

Verringertes Risiko
Captaris Alchemy trägt zur Vereinheitlichung der Geschäftsabläufe bei und hilft bei der Einhaltung der steigenden Sicherheitsanforderungen und gesetzlichen Vorschriften. Es wird eine regelbasierte Erfassung und Aufbewahrung aller Dokumentenarten, einschließlich E-Mails unterstützt. Dies vereinfacht das Auffinden und Erstellen der Informationen, die für Überprüfungen und Nachweispflichten erforderlich sind.

Kostenreduzierung
Es werden Einsparungen in den Bereichen Papierverarbeitung, Papierablage, Druck und Verteilung erzielt. Captaris Alchemy ist wesentlich kostengünstiger als vergleichbare Lösungen, da die vorhandene Infrastruktur des Kunden genutzt wird. So kann die Archivierung medien-neutral auf allen bekannten Speichermedien erfolgen (von CD, DVD über RAID bis zu MO/WORM). Die laufenden Kosten sind vergleichsweise gering.

Der Schulungs- und Trainingsaufwand ist minimal, da die Benutzeroberfläche (Windows- und Web-Client) selbsterklärend und gleich bleibend für alle Archiv-Datenbanken zur Verfügung steht.

Dokumentenverwaltung
- Server für das Vorhalten und die Indizierung strukturierter und unstrukturierter Daten
- Bibliotheksfunktionen (Check-in, Check-out und Versionskontrolle)
- Kontrolle des Lebenszyklus aller Dateiinhalte und Dokumente
- Zugriffs- und Sicherheitskontrolle
- Integration Microsoft SharePointPortal

Veröffentlichung / Ausgabe der Dokumente
- Über 250 verschiedene Viewer für praktisch alle Dateiformate (wie z.B. E-Mail, CAD-Dateien, Cold-Daten, PDF-Dateien u.a.)
- Veröffentlichung im Internet
- Veröffentlichung als selbsttragendes Archiv (ausgewähltes Archiv mit Suchwerkzeug auf externem Speichermedium, z.B. CD, DVD)
- Integration in SharePointPortal-Server
- Weiterentwicklung mit offenem Application-Programming-Interface (API) für Visual Basic, C++, Web und .NET

Standard Server
- Verwaltung einer großen Anzahl von Datenbanken, die sich jeweils auf verschiedenen Speichermedien befinden können
- Verwaltung einer großen Anzahl Benutzer
- Integration in die Windows-Sicherheitsmechanismen
- Lizenzverwaltung der Erfassungsmodule und Clients
- Sicherungsroutinen
- SMS-Support und Remote-Administration

Advanced Server
Erweiterung des Standard Servers um folgende Funktionen:
- Bibliotheksfunktionen (Check-in, Check-out und Versionskontrolle)
- Überwachungsprotokolle (Audit Logging)
- Funktions- und rollenabhängige Zugangskontrolle mit Anbindung an die Microsoft Windows Benutzerverwaltung

Records Manager
Option für die Verwaltung der Lebenszyklen der Dokumente

Web Server
Option für den Internetzugang zu zentralen Datenbanken

Database Encryption
Verschlüsselung der zentralen Datenbankinhalte mit einem sehr hohen Verschlüsselungsgrad (256 Byte Blowfisch Algorithmus). Dies wird dringend für Anwendungen empfohlen, deren sensible Daten auf externen Medien wie CD und DVD abgelegt werden.

E-Mail Archivierung
Regelgesteuerte Archivierung der E-Mails des Microsoft Exchange Servers

Integration in die Captaris Produktlinie
- Integration Captaris RightFax
- Integration Captaris Workflow